Inwentaryzacja stanów magazynowych to proces istotny dla przedsiębiorstwa nie tylko ze względu na uwarunkowania prawne. Stanowi także sprawdzian dla zarządzania zasobami firmy, prowadzonych przez nią procedur logistycznych i ich efektywności, które mają znaczny wpływ na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Niniejszy artykuł przypomni Ci o narzędziach, które mogą być pomocne do przeprowadzenia inwentaryzacji, a których brak może ją znacznie wydłużyć lub utrudnić.
Planuj z wyprzedzeniem
Inwentaryzację zacznij od jej zaplanowania z odpowiednim wyprzedzeniem. Wydaj odpowiednie zarządzenie, informując o niej pracowników. Zarezerwuj odpowiednie zasoby ludzkie, które będą zaangażowane w inwentaryzację. Opracuj i przekaż im instrukcję działania, zakres obowiązków. Dobrą opcją jest przeprowadzenie szkolenia z działań inwentaryzacyjnych. Jako manager magazynu i osoba odpowiedzialna za jego zapasy, nie powinieneś uczestniczyć w działaniach komisji inwentaryzacyjnej, jednak Twoja wiedza i pomoc jest niezbędna do jej przeprowadzenia.
Dostęp do miejsc składowania
Podstawową kwestią dla sprawnie prowadzonej akcji inwentaryzacyjnej, będzie łatwy i wygodny dostęp pracowników do miejsc, w których składowany jest towar. By nie przedłużać prac, zapewnij należytą liczbę podnośników, drabin platformowych, które umożliwią bezpieczną i wygodną pracę.
Wydzielenie stref odkładczych
Jeśli specyfika składowanego towaru tego wymaga, wydziel w magazynie odpowiednie strefy odkładcze. Pamiętaj o zabezpieczeniu tych stref przed ewentualnym wjazdem wózków widłowych. W tym celu mogą przydać się oznaczenia bhp takie jak słupki odgradzające w barwach ostrzegawczych.
Miej pod ręką WAŻNE akcesoria
Niedostateczna liczba tak prozaicznych akcesoriów, jak taśmy do pakowania, folia stretch, dyspensery, noże techniczne itd. może nie miło zaskoczyć. Miej pod kontrolą ich zapasy.
Analizuj wyniki inwentury
Wyników inwentury nie powinieneś chować w szufladzie, czy bezmyślnie przekazywać do działu księgowości. Mogą się one stać źródłem istotnych wniosków, prowadzących do poprawy działania magazynu. Gdy inwentura wskazuje na złą gospodarkę zasobami materialnymi, zadaj sobie następujące fundamentalne pytania …
Czy na magazynie dysponujesz właściwie dobranym systemem regałowym?
Być może firma zmieniła grupy produktów składowanych na magazynie, nie konfigurując i wyposażając odpowiednio regałów? Warto sprawdzić, czy przechowywanie nie ułatwi wyposażenie półek regałowych w siatki lub kratownice stalowe.
Może znacznie zwiększyła się liczba składowanych materiałów dłużycowych i do ich efektywnego przechowywania należałoby zakupić regał wspornikowy.
Czy nie należy reorganizować dróg transportowych?
Gdy czas transportu towaru na magazynie jest zbyt długi, spróbuj sprawdzić, czy właściwie zostały zorganizowane drogi jego transportu. Z drugiej strony należy zastanowić się nad relokacją położenia towarów. Rozwiązaniem może okazać się ułożenie produktów najczęściej rotujących bliżej punktów kompletacji i przygotowania zamówień do wysyłki.
Czy właściwie zorganizowano strefy segregacji i składowania odpadów?
Źle przygotowane strefy składowania odpadów lub ich brak prawdopodobnie skończy się składowaniem śmieci w wielu różnych miejscach na magazynie. Efektem tego będzie pogorszenie bezpieczeństwa i warunków BHP i P. POŻ., brak optymalnego wykorzystania przestrzeni magazynowej, wydłużenie czasu obsługi kompletacji, ogólny bałagan wpływający na jakość i efektywność pracy.
Czy wyznaczono miejsce składowania opakowań wielokrotnego użytku?
Co się dzieje na Twoim magazynie z pustymi paletami, kontenerami, pustymi beczkami? Opracuj procedury, które pozwolą optymalnie wykorzystać te zasoby. Zaniechanie tego działania może sprawić, że te zasoby będą dodatkowym obciążeniem w działaniach prowadzonych na magazynie.
Jak zorganizowano garażowanie i ładowanie wózków akumulatorowych?
Dostępność do wózków na odpowiednim poziomie jest kluczowa i w przypadku ich braku, spowoduje przestoje w pracy działu.
Czy w jasny sposób oznaczono miejsca składowania i same opakowania produktów?
Możliwość szybkiej lokalizacji poszukiwanego produktu i szybka droga dotarcia do niego oznacza ogromne oszczędności czasu i podniesie efektywności pracy magazynu. Warto zadbać o spójność oznaczeń na regałach, półkach, opakowaniach zbiorczych i samych produktach.
Czy towary przechowywane są w opakowaniach ułatwiających ich sortowanie i dostęp?
Przy istniejących na magazynie stanowiskach komisjonujących oraz dużej liczbie różnych drobnicowych produktów, przy braku właściwych metod przechowywania towaru, ryzykujemy znaczne wydłużenie czasu kompletowania zamówień, a także wzrost prawdopodobieństwa pomyłek przy tym procesie. Wykorzystujmy w pracy trwałe, dobrze oznakowane pojemniki euro, magazynowe, które można organizować przez sztaplowanie.
Dobra organizacja pracy na magazynie to nie zadanie, któremu można podołać w przeciągu kilku dni. Mnogość czynników wpływających na efektywność działania magazynu, jego sezonowość, wymusza byś zarządzając magazynem, skrupulatnie analizował dane dotyczące przepływu towaru przez magazyn. Kolejnym krokiem jest planowanie (często w cyklu rocznym), za którym jeszcze kryje się współpraca z pozostałą załogą magazynu. Życzymy Ci by każda następna inwentaryzacja wskazywała, że procedury, plany, które wdrażasz w zarządzaniu magazynem, sprawiają iż działa on coraz efektywniej.
